Section 13 売掛金の管理の流れをつかもう

会社間の商品・サービスの売買は、「掛取引」＝一定期間内の取引金額をまとめて後払いする取引で行われています。Section13-1「売掛金の管理―売上の計上基準」で見るように一定の基準で売上を計上しても、その時点ではまだ代金は支払われていません。会社は「売掛金」＝代金を将来受け取る権利（売掛債権）を計上しただけです。

売掛金を受け取れないと会社に現金が入らず、事業を続けていくことができません。一見あたり前のようですが、売掛金の確実な回収は事業の根幹となる重要な業務です。

売掛金の処理の流れ

経理担当者が手がける売掛金の管理業務は、売上の計上から売掛金の回収まで一貫して担当することが一般的。例えば経理担当者は納品のつど、または1カ月の納品分をまとめて、請求書を発行します。そして期日までに請求先から請求書通りの金額が入金されたら、「入金消込」という作業を行います。これは、帳簿上で売掛金の残高を実際の入金に応じて消去すること。やること自体は単純ですが、処理に誤りがあると回収の遅延、また得意先との信用問題に発展しかねません。経理担当者にとって、特に入念な確認が必要な作業です。

Section 13-1 売掛金の管理―売上の計上基準

売上の計上には主に3通りの基準がある

売上を計上するタイミングは、主に次の3通りがあります。1つめは、得意先へ商品などを出荷した時点で計上する「出荷基準」。2つめは、得意先へ商品などを引き渡した時点で計上する「引渡基準」。3つめは得意先が納品された商品などを「検収」した「検収基準」。どの基準を用いるかについては会社によって異なりますが、一度採用した基準は継続して適用します。

大会社は「収益認識に関する会計基準」にしたがう

2021年4月から始まる会計年度以降は、売上計上の新ルール「収益認識に関する会計基準」（下記「「収益認識に関する会計基準」とは」参照）が適用されています。対象は上場企業と会社法上の大会社（資本金5億円以上または負債200億円以上の会社、非上場を含む）で、実現主義とは異なった基準で収益を認識することとなります。新ルール導入の影響を大きく受けるのは、主に次のような取引です。

1つめは、契約の履行が一定期間にわたる取引。例えばソフトウェア販売にともなう一定期間の保守サービスなどが該当します。2つめは契約と履行義務が1対1でない取引。例えば上の例では、1つの契約にソフトウェア販売と保守サービスという2つの履行義務が含まれます。それぞれ単独で提供する際に価格が異なる場合、取引価格の再配分という処理が必要です。

なお、上記2種類の取引以外は、顧客が商品・サービスを受け取って対価の支払いの必要性を認識した時点で売上に計上することになるので、「検収基準」が基本となります。

主な売上計上基準

出荷基準

自社から出荷した日

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梱包、積み込み、搬出など、どの段階で出荷とするかの基準を社内で定めておく必要がある。

引渡基準

納品された日

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取引先から受け取った受領書の日付で売上を計上。検収はまだ受けていない。

検収基準

取引先で検収した日

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取引先による検査に合格し、検収確認書が発行された日付で計上する。

Section 13-2 売掛金の管理―売掛金元帳・売掛金管理表

帳簿や表を活用して売掛金の確実な管理を図る

売掛金の管理には、さまざまな帳簿や表が用いられます。その代表が「売掛金元帳」。得意先ごとに、売掛金の計上と回収を詳細情報とともにまとめる帳簿です。補助簿なので作成は任意ですが、総勘定元帳では把握しづらい売掛金の詳細な現状をひと目で把握できるため、広く活用されています。

経理担当者はこの売掛金元帳に基づき、事前の取り決めにしたがって請求書を発行・送付します。発生した売上がこの帳簿から漏れていたら請求が漏れてしまう恐れもあるので、入力などには特に細心の注意が欠かせません。

また「売掛金管理表」は、主に1カ月単位で売掛金の発生・回収それぞれの合計をまとめた表。どの得意先に対して売掛金の残高がいくらあるかを、ひと目で把握できます。

入金遅れや金額の不一致は営業担当者とともに対応する

売掛金の回収が期日に遅れた場合、経理担当者は営業部門とともに請求先に理由を確認し、支払いを督促するなど対策に着手します。また常に請求書通りの金額が入金されるとは限りません。差額が発生した場合、経理担当者はまず売掛金元帳に基づいてどの売掛金が入金されたのかを確認。その分の入金消込を行うと同時に、営業部門に問い合わせます。いずれの場合も問題を把握したら間を置かず、ただちに対処しなくてはいけません。

売掛金元帳の例

①売掛金を計上した日、または売掛金を回収した日を記入。
②取引の内容を記入。
③売掛金を計上＝増加した場合は借方、売掛金を回収＝減少した場合は貸方に記入。
④売掛金の残高がプラスの場合は借と記入。振込額の誤りで過大に入金されるなどしてマイナスになった場合は貸と記入。
⑤売掛金の残高を記入。

売掛金管理表の例

得意先別に月ごとに集計し、おかしな点がないか確認する。

請求書の作成例

領収書の発行例

領収書に記載する項目は、日付、宛名、但し書き、金額、発行者の住所・氏名。5万円以上の場合は収入印紙と割印が必要だが、支払いがクレジットカードの場合はなくてかまわない。但し書きを「お品代」とすると使途不明金として扱われることもあるので、第三者が見て分かるよう具体的に記入するよう注意しよう。