Section 10 経費管理―経費の分類と予算管理

経理担当者は日々の経費の処理をマスターする

事業を行う上で必要な費用である「経費」。経理担当者はこの経費処理から業務を任されることも少なくありません。交通費や打ち合わせの飲食費から社員に支払う給与まで、日々発生する経費を多くの勘定科目を使って計上していく作業に、まず熟達しなくてはいけません。

損益計算書の「販売費及び一般管理費」に集約される経費は、日常よく使う勘定科目だけで数十の種類があります。これらの勘定科目は経費という面では同じですが、用途や性質に応じてさまざまな側面からの分類が可能です。例えば、売上に関連する費用／会社全体の維持に必要な費用、人に関する費用／販売に関する費用／モノに関する費用／オフィスに関する費用、部門で管理がしやすい費用／しにくい費用などの分類が考えられます。

各部門で予算管理が可能な経費とそうでない経費がある

経費を効率的に使っていくための予算管理は、社内の各部門が目標に対して取り組むことになります。ただし経費は各部門の裁量で管理できる場合と、そうでない場合があります。例えば交際費、旅費交通費、販売促進費、外注費などは、各部門で予算管理しやすい経費。そのため各部門の権限に応じた削減努力が実績に反映されやすくなります。一方で租税公課、法定福利費、減価償却費などは法令や人員などの制約を受けるため、各部門が独自に削減するのが難しい経費。予算は立てやすく、実績が大きく変動することもありません。

Section 10-1 経費管理―変動費と固定費

売上高にともない増減するかしないかで費用を区別する

費用は「変動費」と「固定費」に分けて考えることが大切です。この2つのバランスを見ることで、何にいくらお金を使っているかだけでなく、会社の経営課題が分析できるようになります。

変動費とは、売上高や販売数量の増減にともなって変動する費用を指します。代表例は、メーカーの原材料費や流通業の仕入原価。商品を多く売るにはこれらの費用もたくさん必要になる反面、販売量がゼロの状態ではいずれも発生しないことになります。そのほか外注費や輸送にかかる燃料費なども、変動費に含まれます。

これに対して固定費は、売上高や販売数量の増減と関わりなく一定して発生する費用。例えばオフィスの家賃、社員の人件費などは、売上がゼロでも常に必要な支出です。

コスト削減や効率化で付加価値の向上を図る

売上高から変動費を差し引くことで「付加価値」が求められます。また例えば製造業の場合、付加価値から労務費や製造経費などを差し引いた残りが、売上総利益となります。

売上高に占める付加価値の割合が、「付加価値率」。付加価値率は、原材料費などのコスト削減、また生産ラインの効率化などで高めることが可能です。

変動費と固定費の仕組み

固定費

売上の増減に関わりなく、常に発生する費用

変動費

売上の増減にともなって変動する費用

付加価値の見方

費用を変動費と固定費に分解することで、売上高に占める付加価値＝企業が生産やサービス活動を通じて新しく生み出した価値を知ることができる。

付加価値＝売上－変動費

出典：中小企業庁「中小企業BCP策定運用指針」

Section 10-2 経費管理―交際費の損金算入ルール

税務上、交際費は原則として費用（損金）と認められない

ビジネスを進める上で欠かせないのが、取引先への接待や贈答。そこで必要になる費用が、「交際費」です。ただし交際費は、経理担当者が特に注意しなくてはいけない費用の1つ。というのも、度を越した接待や社員の私的な支出に流用される可能性があるからです。

会計上、交際費は費用として扱います。しかしこの交際費は、税務上の費用である損金と認められず、課税される決まり。これは、本来の主旨から外れた不適切な支出を費用として無制限に計上されるのを防ぐためです。

例外的に資本金1億円以下の中小企業は年間800万円以下の支出に限り損金計上が認められていますが、資本金が1億円超の会社はほぼ損金に算入できません。ただし社外の人との飲食費については、経理担当者が所定の処理を行うことで「1人あたり5000円以下」の場合に限り全額の損金算入が可能です。

ほかの勘定科目の支出も所定の条件について確認する

交際費はまた、ほかの勘定科目と混同しやすい点にも注意が必要。例えば会議にあたっての飲食の費用は、「会議費」に計上できます。また政治団体への拠出金などは、「寄付金」で処理することが可能。そのほか広告宣伝のためのノベルティグッズをプレゼントした場合は、「広告宣伝費」になります。ただしいずれも一定の条件があるため、経理担当者は常にチェックが必要です。

損金算入が認められる交際費の限度額

交際費とそのほかの経費の判定チャート

Section 10-3 経費管理―広告宣伝費、物流費の扱い

広告宣伝費は交際費などとの区分に注意する

「広告宣伝費」は、販売促進を目的とした商品・サービス、また会社の広告宣伝に支出する費用。ただし対象が不特定多数の人に限られる点が特徴です。例えば不特定多数の一般消費者に抽選で映画のチケットをプレゼントする場合は、広告宣伝費。しかし特定の取引先担当者が対象なら、「交際費」になります。交際費は広告宣伝費と異なり損金と認められないため、注意しましょう。

また宣伝媒体が固定資産となる場合もあります。価格や耐用年数が一定の基準を超える広告看板は、その代表例。また宣伝が目的のウェブサイトも、ウェブ上のスクリプト処理などプログラムとして一定の機能を有する場合、無形固定資産となります。これらの固定資産は、一定の条件にしたがい「減価償却」していく決まり。支出した時点で全額を損金に計上することはできません。

物流費はコスト削減のための管理に注力する

「物流費」は、商品の納入など輸送にともなう費用。物流費は多くの業種で変動費の1つであり、売上や生産の伸びにともなって増加します。そのためコスト削減のための管理が、経理担当者にとっても課題となります。

　物流にかかる費用は主に、「輸送費」「保管費」「荷役費」などからなります。コスト削減でまず注目したいのは、人手が関わる部分。システム化の推進などで、効率の悪い管理体制を改善できる場合があります。そのほか過剰な在庫を減らして適正な数を維持することで、保管費の削減も期待できます。

Section 10-4 経費管理―研究開発費

研究開発費に認められる「研究」と「開発」を把握しておく

政府は会社に研究開発を促すため、「研究開発費」に税制面での優遇措置を設けています。それだけに研究開発費の把握は、節税面でも重要となりますが、同時に会計基準や指針にしたがった適正な処理も欠かせません。

金融庁の会計基準では、「研究開発費」の「研究」は「新しい知識の発見を目的とした計画的な調査及び探究」を指します。同じく「開発」は、「新しい製品・サービスなどの計画・設計、また既存の製品などの著しい改良の計画・設計として、研究の成果などの知識を具体化すること」。いずれも製品・サービスを新しく作り出す、または著しい改良を加える点が重視されています。したがって、他社からの技術移転、既存の製品のマイナーチェンジ、製造工程の改善といった場合は研究開発費に含まれないと考えなくてはいけません。

通常は発生時点で「一般管理費」として計上する

研究開発費は、発生主義に基づいて研究開発が行われた会計期間の費用として処理するのが決まり。通常は原価性がないと見なされるので、「一般管理費」、つまり人件費や家賃などと同様に販売や製造に直接関係のない経費として扱います。一般管理費で処理する際には、内閣府令に基づく総額の注記も作成しなくてはいけません。なお例外的に、研究開発費を製造原価の一部として計上する場合もあります。